「この仕事って、何のためにやっているのろうか？」「この仕事、必要あるのかな？」なんて感じたことのあるあなたは素晴らしいです。
というのも、すべての仕事に目的や意味があるわけですが、それがいつの間にか形骸化することも多々あります。
そこで今日は、無駄な仕事についてわかりやすく解説します。
こんな衝撃的なデータがあります。
会社の業務のなんと4割が無駄と言われています…。
4割ってことは、10個の仕事があったなら4個の仕事はやらなくてもいいということです。
ショッキングな話です。
そこで、あなたの1週間の仕事をリストアップしてみましょう。
朝礼、掃除、部門ミーティング、営業会議、提案書作成、見積書作成、商談、クレーム処理、報連相、営業報告書作成、日報作成、終礼などなど、このほかにも多くの仕事を行っていることでしょう。
ひとつずつの仕事を冷静にチェックしてください。
たとえば朝礼。
朝礼は何のためにやるのでしょうか？
朝礼は目的に合致しているでしょうか？
そもそも、その目的は必要でしょうか？
このように、ひとつの仕事を分析してみると「この仕事はなくても構わない…」「この仕事は無駄だった…」なんていうものを発見することができます。
全社的に仕事チェックを行うことで、本当に必要な仕事だけが残ります。
もし、本当に必要な仕事だけをおこなったら、ものすごい効率化に成功します。
さて、具体的に無駄な仕事を挙げてみましょう。
まずは、目的やゴールのないダラダラした会議です。
本来、会議は目的やゴールが明確なものです。
たとえば、重大なクレームが発生してしまい、早急に対処して改善策を提示しなければいけないなどの目的がなければ、わざわざ定期的に開催しなくてもOKです。
つまり、結果や進捗状況を報告するだけの会議なら、情報共有できていれば、わざわざ開催する必要はありません。
会議をやることが目的になっている企業も多々見受けられます。
会議に付随するのが、会議で使われる資料です。
ポワーポイントのスライドや紙の資料などですが、特に紙の資料はほとんど読まれません。
時間をかけて作る必要があるのでしょうか？
しかも、コピー代もバカになりません…。
すべての資料が無駄とは言いませんが、せめて紙での配布ではなくデジタルデータでの配布をおすすめします。
そのほか、途中から雑談や世間話になる打ち合わせやミーティングもあります。
これも、楽しいのでしょうが、ただ時間だけが過ぎ去っていきます。
時間の浪費と言われてもしょうがありません。
次は、対面での報連相です。
これも、なんとなく対面で行った方が良さそうですが、メールでも、電話でも十分であろうと思われる報連相もあります。
内容によりけりですが、対面とメールや電話を使い分けることで仕事が効率的になります。
日報や報告書を提出している企業も多いと思いますが、エクセルで作成したものを印刷して、手書きで書き込む企業も数多くあります。
デジタルデータで管理しないことも問題ですが、上司がそれを読んでフィードバックすることもありません。
これも何のためにやっているのかわかりません…。
営業活動でよくあるのは、直行・直帰を認めない企業です。
朝一で、自宅のすぐそばの顧客を訪問しなければいけません。
ですが直行を認めていない企業は、一旦会社に出社してから顧客を訪問することとなります。
この移動時間は、まったくの無駄です。
そのほか、みんなが残業しているから帰りにくく、ついつい付き合ってしまう残業や、決済までの人数が多過ぎて、決済に時間がかかってしまうことも無駄な仕事です。
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