コロナ禍でテレワークやオンライン会議などがすっかり定着しました。また、リアル参加者とオンライン参加者が一緒に会議をしたり、セミナーに参加するハイブリッド型も当たり前になりました。ですが、ハイブリッド型はいろいろ問題があります。そこで今日は、リアルとオンライン併用型会議の弊害についてわかりやすく解説します。
私は、いくつかの経営者団体に加入していますが、月1回の例会や役員会議などが開催されます。コロナ禍以前は会場を借りて、リアルで集まって開催していましたが、コロナ禍以降はオンラインのみだったり、リアルとオンライン併用だったりと、コロナ感染者数を考慮しながら臨機応変に行ってきました。
ただひとつ、大きな特徴としては「リアル開催のみ」という催しはほとんどなくなりました。今日のテーマは、リアルとオンライン併用型の会議、打合せ、セミナーのことです。
会議などはリアル開催のみであれば、またっく不自由なく進行します。また、質問や要望などもその都度手を挙げれば発言を許されます。リアルで顔を見ながらのコミュニケーションですから、口を挟むことも可能です。ところが、リアルとオンラインを併用すると大きな問題が起こります。ここが難しいところです。
具体的には、リアルでの参加者とオンラインでの参加者との温度差です。
実際には温度差はないのかもしれませんが、主催者側がリアル参加のことが多いので、どうしてもリアル優先で事が進みます。その結果、オンライン参加者はおいてけぼりということも多々あります。同じような状態を経験したことのある人なら、少なからず感じていたと思います。
リアル参加している人もオンライン参加者を十分意識はしていると思いますが、つい目の前にいるリアル参加者を優先してしまう傾向にあります。もしあなたが、リアル参加者かつ主催者側であれば、オンライン参加者に対して十分な配慮が必要です。「オンラインでは伝わらない」「オンラインは面倒だ」というマイナスイメージの要因のひとつは、リアル参加者のオンライン参加者への配慮不足です。
私もリアルとオンライン併用の会議に何回も出席しましたが、オンラインで参加していると、リアルで参加している人たちの会議を傍観しているという感じになってしまいます。テレビで会議を見ているようなイメージです。何とも不思議な感じです。
そして、時々思い出したように、リアル会場にいる司会者から「オンラインで参加の皆様いかがでしょうか？」と振られたりします。残念ながら、この温度差を埋めるのはなかなか難しいと思っています。唯一、工夫できることは、リアル会場にいる主催者側の人たちが、リアル会場にいる人たちとオンライン参加の人たちを分け隔てなくやり取りできるようにすることです。
もちろん、リアル会場には大きなスクリーンが設置されており、オンライン参加者の顔は映し出されてはいますが…。それでも、意思決定のプロセスへの参加意識は希薄になってしまうのが現実です。ひとことで言えば、主催者や司会者、ファシリテーターの気配りですが必須だということです。
特に、リアル参加者が8名、オンライン参加者が2名なんていう圧倒的にリアル参加者が多い場合は、オンライン参加者のウエイトが低くなります。本来10名が意思決定に参加するのに、なぜかリアル参加者の意見の方がウエイトが高くなるのです。つまり、仲間外れということです…。十分気をつけてください。
このような状況をみると、リアルとオンライン併用型は難しく、思い切ってオンラインのみにした方が参加者が同じ条件になるので、不満を感じることが少なくなるでしょう。
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