経営課題の中で重要でありながら問題にならないものがあります。
その最たるものが「会議」です。そこで今日は、会議の正しいやり方についてわかりやすく解説します。
ある調査によると、仕事をしている時間の45％は会議に費やされているという結果がでました。つまり、実務となる仕事は55％しかおこなわれていないことになります。これでは生産性が低いのも当たり前です。また、ドラッカーは「会議は原則ではなく、例外にしなければならない」と語っています。
例外なものとは定例で会議をやるのではなく、何か問題が起きたときにだけ会議をやるということです。本来、課題や問題がなければ会議をやる必要などないのです。それがいつの間にか課題や問題の有無よりも、会議を開催することが目的になっている会社が増えたということです。数は多くありませんが、会議に関する書籍も出版されています。弊社にも数冊ありますが、どれも似たような内容です。
ドラッカーは、会議のにはいくつかのルールがあると言っています。
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第一のルール…目的の明らかでない会議は開かない。
第二のルール…出席者の数を減らす。
第三のルール…会議の時間を短くする。
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ぜひ、実践してください。
私の考える正しい会議のやり方は、①会議の目的が明確であること、②参加者が当事者意識を持っていること③アクションプランにまで落とし込むこと、この3点につきます。この3点さえ守れば、会議は有意義な時間に生まれ変わります。特に重要なのは、会議の目的とアクションプランです。
会議の目的とは、何が問題や課題なのかを明確にして、会議のゴールを決めることです。
アクションプランとは会議で議論した結果を、いつまでに、誰が、何を、どのようにするのかを具体的に決めることです。ここまで決めて、はじめて会議といえます。
よくある会議は、業績の発表会です。部門長が業績を発表して、経営陣がそれに対して発破をかけるような会議です。
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社長「これは一体どうなってるんだ！」
部長「はい早急に解決します」
社長「頑張れよ」
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このような会話が延々と続きます。
会議は多くの人が参加すればするほど時間と労力とお金がかかります。
お金をかけてこの程度しか議論しないのであればやってもやらなくても同じです。原因を明らかにして、どうしたらその原因を取り除くことができるのか、具体的にはどのような解決策をおこなえばいいのかを明確にして、いつまでに、誰が、何を、どのような方法でおこない、どのような評価をするかを決めるのが会議です。場合によっては、会議中にアクションプランを実行することも有効です。
たとえば、営業目標を達成できない営業部で、その原因が商談の数が少ないのであれば、その場で見込客リストを出力して、全員で商談のアポ取りをおこないます。そうすれば、会議中にアクションプランの実行が可能です。
「各自、時間を作って商談のアポ取りをするように」と指示してしまうと、必ずやらない人が出てきたり、期限までにやらない人が出てきます。会議中に全員で商談のアポ取りをすれば、そういったことを回避できます。とにかく、会議と行動がセットになるようにすることがポイントです。
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