先日、名刺管理アプリ「Eight（エイト）」のオンラインセミナーを受講しました。
「名刺管理アプリはEight」と言われるくらい、この分野では有名です。
私はEightを5年程前から使っていますが、それ以来一切、名刺フォルダーなどでの管理はやめました。 名刺の数が増えてくると嵩張りますし、なによりもお目当ての名刺を探すのに一苦労します。 また、社外にいる時に名刺情報を知りたいと思っても、どうしようもありません。
ところが、Eightのようなクラウド管理であれば、スマホさえあれば社外にいようと、海外にいようと名刺情報を入手することが可能です。
これにより、大変な効率化が図れました。
そして、なにより便利な機能として、名刺情報をCVSファイルでエクスポートすることができます。本当に助かっています。
Eightは無料版と有料版がありますが、私は有料版を使っています。 現在、1700枚程の名刺が保存されています。 会社名での検索、名前での検索などができるので、なんらかの情報さえあれば、お目当ての人を簡単に検索できます。 会社名を忘れても、名前を憶えていれば検索できます。 その逆もOKです。 また、各名刺にはラベルをつけることができます。 たとえば、「経営者団体」「取引先」「顧客」などのラベルをつけることにより、カテゴリーに分類することも可能です。
そのほか、同じ人の過去の名刺も保存しておくことができます。 さて、冒頭のEightのオンラインセミナーですが、「営業のパフォーマンスを向上させる名刺の活用戦略とは」というテーマでした。 私はEightのユーザーだったので、特に目新しいことはありませんでしたが、面白いデータを紹介していました。
日本の企業で、社員1人当りが所有している名刺の平均枚数は614枚だそうです。 私は3000人以上と名刺交換しましたが、経営者であり、営業マンであるからです。 また、経営者団体や異業種交流会にも参加しているので、必然的に名刺交換の回数が増えます。
企業には様々な職種の人がいるので、平均614枚は多いなと思いました。 ですから、社員50人の企業が所有している名刺の数は、614人×50枚＝30700枚になります。 もちろん、重複している名刺もあるでしょうから、実際にはもっと少なくなります。
また、45％のビジネスマンは名刺を個人で管理しているそうです。 ファイル、エクセル、アプリなどでの管理です。 注目すべきは、33％のビジネスマンは名刺を管理していないそうです。 管理をしていないということは、名刺交換したら自分のデスクの引き出しに入れたり、ファイルに収めても五十音順にはなっていないということです。
よく考えてみれば、名刺交換の方法は教えてもらっても、名刺管理の方法まで教えてもらっていません。
ですから、個人任せになるのです…。
さらに、顧客情報のうち40客様の状況がわからないのが実態だそうです。 名刺交換をしたのはいいが、その後その人が、「部署移動になった」「転勤した」「昇進した」「退職した」というような状況が不明だということです。 これは、完全にコミュニケーション不足です。
このように、日本の名刺交換文化は有効なように思われますが、名刺交換後は大変ずさんです。 相手の情報を入手できる名刺交換なのに、活かしきれていないのが現状です。 名刺交換後の管理とコニュニケーションのルールを決めて、組織的にやることで名刺情報を活かすことができます。
ほとんどのビジネスマンは自覚がないかもしれませんが、名刺は個人の資産ではなく会社の資産です。これを忘れないでくださいね。
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