「働き方改革」で業務効率化を否応なしに余儀なくされた企業も多いだろう。
時間の短縮や業務の自動化を実現するのは口でいうのは簡単だが、効果のある施策を実施するのは非常に難しい。そこで今日は、業務の効率化術についてわかりやすく解説する。
業務の効率化では、時間の短縮が重要なポイントになる。
時間を短縮することで、より多くの業務をこなすことができ、生産性も向上させることが可能だ。具体的には、業務の見直しや合理化を行うことになるのだが、まずは業務を見える化しないことにははじまらない。
その次に考えられるのが、業務の自動化だ。
最近では「ITツール」「DX」「RPA」などを活用すれば、ある程度の自動化は可能になった。そして、昔からいわれていることに「業務マニュアルの作成」によって効率化を実現することが可能だ。業務マニュアルとは、業務手順やポリシーを書面化することで、業務フローを明確にする手法だ。
具体的なメリットとして、①マニュアルに基づいて教育を行うので、新人の育成期間が短縮される。②マニュアルにより業務の伝承が容易になり、知識やノウハウの共有が可能となる。③一定の業務基準を設けることで、業務の品質向上につながる。このように、業務のマニュアル化はあらゆる業種や職種において非常に重要であるが、中小企業ではほとんどお行われていない。
このほかにも考えられることとして、会議時間の短縮や煩雑なメール業務の効率化などがある。会議時間の短縮については、会議の目的を明確し、議題を絞り込んで議論すべき内容をあらかじめ整理することが重要となる。また、事前に資料を共有し、参加者には事前確認をしてもらうことも有効だ。これにより会議中に説明する時間を削減することができる。
このように、仕事を効率化するには様々な視点や方法があるが、基本的な考え方としては、①効率化、②外注化、③自動化の3点である。
効率化とは、同じ成果をより少ない労力で達成すること。
外注化とは、自社が得意ではない業務をほかの企業に委託すること。そして、最後の自動化は、テクノロジーを活用して、反復作業やルーティン業務を自動化することだ。これらの考え方や手法を組み合わせることで業務効率化を推進することができる。
弊社のようなコンサルティング業であれば、クライアントを訪問してコンサルティング業務を行うことがメインとなる。もちろん、オンラインでも可能だが、いずれにせよ自分の身体ひとつでクライアントに対応することになる。ただし、自分の代わりがいないという大きなデメリットもある。
これはコンサルタントとして売れっ子になればなるほど、忙しくなり、現場を抜けられなくなるということでもある。つまり、クライアント先を訪問するとか、対面でコンサルティングを行うということ自体を見直さなくてはいけない。
まずは、場所の不自由さを改善する。
たとえば会場を借りてセミナーを主催するのであれば、思い切ってオンライン開催にする。これにより会場に行く手間が省けることになる。次に、自分が行動しなくてもキャッシュを生み出す仕組みとして、先程のセミナーを撮影・編集して販売する。これにより、何回も同じセミナーをやる時間を大幅に短縮することができる。セミナーで新規見込客を集客している人にとっては、大きな進歩だ。そして、最後は撮影したセミナーをオートウェビナーで全自動で配信する仕組みの構築だ。これができると非常に助かる。
何も手を加えずに、オートウェビナーのシステムが365日24時間、仕事をしてくれる。
弊社も11月からオートウェイビナーを構築して活用しているが、本当に便利だ。単なる見込客の集客ではなくセミナーを見て教育された状態で、個別相談への申し込みになるので、確度の高い見込客となる。
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