私が講師を務めるセミナーは「わかりやすい」「おもしろい」という、参加者の感想が一番多くあります。私もわかりやすさを第一に考えていますので、狙い通りです。また、わかりやすくなければ相手に伝わらないので、結果、役に立つも立たないもありません。
そこで今日は、わかりやすさについてわかりやすく解説します。
私が気をつけているのは、「専門用語は使わない」「面倒な言い回しはしない」「複雑なものは分解する」「図を使って説明する」などです。そのほか、専門的な話は、「例え話を使う」ことも大事なことです。
マーケティングとはなにかを説明する際、学術的な背伝え方もありますが、これではピンとくる人は少ないでしょう。そもそも、おもしろくないので頭に入ってきません。そこで、「恋愛のプロセス」にたとえることで、興味を持って聞いてもらえます。
つまり、どんなに難しい話でも、誰もが体験していることに例えることができれば、相手が理解しやすくなります。これは重要なポイントです。
数年前になりますが、私の商談にある新人営業パーソンに同席してもらいました。わずか1時間の商談でしたが、「たとえば…」というフレーズを7回使っていたと言われました。約9分に1回は、「たとえば」と言っていることになります。自分でも気づきませんでしたが、習慣になっているようです…。
典型的にわかりにくいものに、「音楽」「料理」などがあります。「もうちょっと優しく」「荒々しく」「とろみが出たら」「しんなりしたら」など、感覚の問題なので人によって捉え方は様々です。では、このようなことはどうやって伝えたらいいのでしょうか？
そもそも言葉で伝えることに無理があるので、実演または動画で伝えれば一目瞭然です。ですから、わかりやすい言葉を選ぶということも大事ですなのですが、「文字」「口頭」「動画」「図」など、どのような伝え方が最適なのかも大変重要なことです。
ビジネスではアポイントを取る際、間違いが起こることがあります。たとえば、相手に「3日後に連絡します」と伝えたとします。今日も含めて3日後なのか、今日を含めないで3日後なのか不明です。相手と捉え方が違えば、トラブルの元になります。ですから、3日後という曖昧な約束はせずに、「7日（金）の午後5時に連絡します」と明確に伝えればいいのです。
また、「今週中に納品します」というのも捉え方は様々です。土日が休みの会社であれば、今週中は金曜日になります。土日も営業している会社であれば、土曜日と受け止める人もいますし、日曜日と受け止める人もいます。理由は、日曜日から週がスタートすると思っている人と、月曜から週がスタートすると思っている人がいるからです。
これも、よく確認しないとトラブルの元になりますので、「7日（金）の午後5時に納品します」と伝えればいいのです。
そのほか、約束の時間に遅れる場合も曖昧な表現になってしまいます。「少し遅れます」「若干遅れます」などと、ごく普通に言っていますが、少しを3分と捉える人と10分と捉える人がいます。若干も同様です。これも人それぞれの感覚ですから要注意です。「10分
遅れます」「あと10分で到着します」など、時間を明確にするのがポイントです。
このように日時を明確にするだけで、お互いの誤解が減ります。誤解が減るということは、ストレスが減るということです。ストレスが減るということは、コミュニケーションが良好だということです。結果、仕事がスムーズにいきます。
組織的に、わかりやさを意識したコミュニケーションを行うだけで効率化に貢献できます。特にリーダーの人は、わかりやすい指示を出してください。
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